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 Título: Guia Prático para uma Boa Exposição de Diecast
MensagemEnviado: Sex Out 24, 2008 10:28 am 
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A partir de outro tópico daqui do MM, tive a idéia de reunir num único texto as principais dicas do que entendemos como um bom evento. O esquema será o seguinte: o guia ficará aqui no cabeçalho do tópico sendo modificado ao longo do tempo conforme as sugestões dos colecionadores.

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Guia Prático para uma Boa Exposição de Diecast

Podemos entender como um bom evento o que proporciona uma experiência boa para todos os participantes. Entendemos como participantes os colecionadores que estão expondo, vendedores, visitantes e todo o staff de apoio que porventura possa existir. Para que tudo funcione bem é necessário planejamento, então este pequeno guia tem a função de auxiliar os organizadores a difundir com qualidade o nosso hobby.

1. Local

1.1. Infra-estrutura Básica
É importante antes de mais nada o organizador selecionar um local que garanta o básico de acesso e infra-estrutura comum a todos os que estarão envolvidos com o evento:
  • Localização - fácil acesso por transporte público e disponibilidade de estacionamento (entenda-se também como seguro e de custo razoável).
  • Banheiros - sanitários masculino e feminino com disbonibilidade farta de papel higiênico e meios de se lavar e secar as mãos.
  • Alimentação - dentro do espaço físico do evento deve existir venda farta de bebidas não alcoólicas e de alimentos a preços compatíveis com o mercado. O ideal é que haja também nas imediações locais onde se possa fazer uma refeição completa.
  • Mobiliário - são necessárias mesas, cadeiras, bancos e bancadas livres de uso na exposição; onde todos participantes/visitantes possam descansar, atender crianças e consumir alimentos.
1.2. Possibilidade de Espaços
Tendo em mente os critérios acima, há uma série de espaços que podem sediar uma exposição de diecast. No caso de se fazer a primeira exposição, sem apoio financeiro, é possível lançar mão de locais residenciais: garagem/quintal de uma casa, um sítio, playground de um edifício, etc. O ideal mesmo para um evento de porte razoável é se usar um espaço de pessoa jurídica, num leque bem grande de possibilidades como clubes, shopping centers, escolas e centros culturais. A questão mais importante quando se vai propor um evento a uma instituição é um projeto bem elaborado, assunto que trataremos um pouco mais adiante. Há já no Brasil a experiência de exposições em praças públicas, mas pecam razoavelmente pela segurança e pela precariedade da infra-estrutura básica.

2. Participantes

Uma vez garantida a infra estrutura básica é importante relacionar numa lista os interessados em participar e entrar em contato com todos eles. Conversando então com os potenciais expositores e vendedores, cadastre os que se comprometeram a fazer parte do evento. Terminado o cadastramento, já se terá uma idéia do número de participantes, o que permitirá o contingenciamento da quantidade e tamanho das vitrines, bem como o tamanho da área destinada ao comércio.
Nem sempre os colecionadores que estão expondo dão conta de realizar todos os tipos de trabalho necessários num evento, por isso convidar gente especializada para vender comidas e bebidas é vital. Os colecionadores em geral se entretêem informando os visitantes e conversando com outros colecionadores, por isso é importante se ter uma pessoa "de fora" que trabalhe como recepcionista, que possa funcionar como um balcão informações, distribuir brindes aos que chegam e principalmente cadastra-los para um eventual sorteio.
O Staff envolvido pode ser voluntário ou profissional, sendo que o quadro pode ir bem além do recepcionista. Se as vitrines forem alugadas é bem possível que pessoas sejam envolvidas na montagem e transporte das mesmas, pode haver a necessidade da contratação de um segurança em eventos com grande fluxo de público.
2.1. Camisetas e/ou crahás para os envolvidos
2.2. Contratação de Staff (alimentação, segurança e recepcionista) e equipamento de som


3. Exposição

3.1. Desenho da exposição (circulação e linha lógica de escalas e temas)
Ciente do local aonde se realizará o evento

Estabelecer espaços físicos separados entre a exposição e a venda é importante.
3.2. Atendimento aos visitantes
3.3. Legenda para modelos e coleções
3.4. Sorteios
3.5. Textos explicativos ao longo da exposição
3.6. Vitrines (tamanho e altura ideais) e Cordões de isolamento
3.7. Faixas e decoração do evento
3.8. Atrações culturais (palestras, debates, etc)

4. Elaboração de um Projeto: Planejamento, Patrocínio e Parcerias

4.1. Equipe organizadora: devidir tarefas e nomear os responsáveis
4.2. Patrocínio e outras parcerias
4.3. Data e horário ideais
Num evento aonde haverá apenas a exposição, sem a presença de colecionadores ou de vendedores, o período de duração pode passar de um mês, desde que a segurança esteja garantida pelo espaço (caso comum em shoppings e empresas). No entanto a alternativa mais comum - e também muito mais interessante - é a do evento ser também o que chamamos de "encontro". Por um encontro envolver a presença de colecionadores e vendedores, o ideal é que dure um ou dois dias de um fim-de-semana. O cuidade que se deve ter ao esccolher a data é se ela não será a mesma de lagum evento com afinidade (antigomobilismo, plastimodelismo, etc) e se não está inserida dentro de um feriado prolongado.
O horário ideal é aquele que dê tempo da montagem e desmontagem tranquila da exposição e que compreenda uma parte da manhã e uma parte da tarde, como por exemplo das 9:00 às 16:00h.
4.4. Distinção entre horário de montagem/desmontagem e de abertura/fechamento da exposição
Uma reclamação recorrente de colecionadores que participam de exposições é o assédio do público visitante enquanto montam ou desmontam o seu set de miniaturas. O risco de furto e de danos às miniaturas é grande enquanto o colecionador está envolvido com muitas caixas e com a vitrine aberta, o que causa um grande desconforto. Para evitar isso é importante que a montagem comece pelo menos uma hora e meia antes da abertura do evento, valendo o mesmo para o encerramento, que deve dar este mesmo tempo hábil para o colecionador garantindo iluminação artificial ou, caso contrário, encerrando bem antes do pôr-do-sol. O público que chega cedo ou tarde demais não entenderá por si só que sua presença ali naquele momento é indesejada, faz-se necessário isolar fisicamente a(s) entrada(s) da área de exposição com um cordão ou móvel, com pessoas nesses locais informando qual o horário do evento e impedindo a passagem de gente não autorizada. Parece um exegero, mas muitas vezes a continuidade de um evento depende da tranquilidade que um colecionador pode ter de saber que suas miniaturas não estarão desnecessariamente expostas ao risco.
4.5. Co-participação de outros hobbies e antigomobilismo


5. Divulgação

5.1. Divulgação em mídia impressa: Jornais e Periódicos
Conseguir uma pequena nota num caderno de automóveis de um jornal tem um impacto muito forte em atrair o "grande público", por isso essa mídia deve ser priorizada. Todo o tipo de revistas sobre automóveis e sobre hobbies podem divulgar gratuitamente a exposição, mas como muitas tem uma periodicidade longa entre uma publicação e outra, é importantíssimo o planejamento antecipado e o envio em tempo hábil dos dados do evento para a edição destes periódicos.
5.2. Internet e seu grande potencial
5.3. Cartazes e panfletagem
Em grandes cidades é virtualmente impossível ter ampla cobertura com cartazes e panfletos, os custos são impensáveis. A focalização é então o segredo; levar a informação para perto do público com maior potencial de ir ao evento. A panfletagem funciona muito bem nos encontros de antigomobilismo, onde em geral há vendedores de miniaturas que podem disponibilizar panfletos ou até fixar cartazes em sua banca. Cartazes têm maior potencial em lojas de hobby e de brinquedos, bem como o entorno do local do evento (aí vale todo o comércio local, não suje a rua com cartazes).
A elaboração dos cartazes e panfletos não necessariamente precisa ser centralizada. Colecionadores e participantes de boa vontade podem elaborar os seus por conta própria e multiplicar a penetração da informação.
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:arrow: Redigirei ao longo do tempo os tópicos já relacionados acima, mas você também pode sugerir outros temas a serem tratados no guia!!

Abraço,
Leo



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